N т 2 особиста картка працівника. Заповнення картки Т2 (зразок)

Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, і наказ на його прийом оформлений, спеціалістам кадрового відділу бажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язкових документів, які мають бути оформлені на працівника, але в деяких випадках законодавство потребує її наявності.

При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.

При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.

Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.

Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.

Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.

У більшості програмних комплексів використовується уніфікована форма, яка заповнюється автоматично на основі даних, раніше внесених до програми.

Картка працівника і в паперовому, і в електронному вигляді повинна зберігатись у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.

Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.

З яких документів заповнюється особиста картка?

Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.

На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:

• Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
• Паспорт.
• СНІЛС.
• ІПН (при цьому цей документ не відноситься до обов'язкових, необхідних при працевлаштуванні).
• Атестат чи диплом про освіту.
• Військовий квиток.
• Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
• Стаж роботи кадровик може взяти з трудового працівника, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.

Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.

Бланк та зразок особистої картки

Співробітника у форматі Word.

Завантажити у форматі Excel.

Завантажити .

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017

Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.

Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.

Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.

Загальні відомості

Спочатку у двох графах праворуч вказуються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.

У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.

У графі 4проставляється громадянство.

Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».

У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про здобутий підтверджуючий документ.

У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.

Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).

Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.

У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.

У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.

Відомості про військовий облік

У цей розділ інформація вноситься тільки для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.

У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.

У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».

У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.

У графі 4записується код набутої спеціальності.

У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.

У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.

У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.

У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.

Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділами підприємства.

Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.

Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.

Атестація

Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі зазначаються рішення комісії щодо цього співробітника та інформація про протокол проведення атестації.

Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким ухвалено рішення провести атестацію в компанії.

Підвищення кваліфікації

В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.

Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, в якому проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.

Професійна перепідготовка

Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.

Заохочення та нагороди

Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).

Відпустка

У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.

Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.

Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.

Соціальні пільги

Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.

У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку льготу.

додаткові відомості

Сюди вноситься якась інформація, яку не можна віднести до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. В цьому випадку в розділ записуються номер документа, категорія та термін їхньої дії.

Підстави припинення трудового договору

У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудову угоду із співробітником.

Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних і підтверджує це своїм особистим підписом.

Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.

Особиста картка працівника за формою Т-2 — це уніфікована форма первинного обліку відомостей про чинний та звільнений персонал підприємства. Є документом, що складається з одинадцяти розділів, з яких перший, другий, третій і дев'ятий (за наявності у людини відповідних прав) заповнюються при прийнятті на роботу. Інші розділи заповнюються в процесі трудової діяльності співробітника від руки або друкованим способом на підставі наданих під час працевлаштування та утворених у процесі роботи співробітника документів. Зразок заповнення картки Т-2, сторінки 1, 2, 3, 4 ви знайдете нижче.

Навіщо потрібна особиста картка працівника форми Т-2

Закон передбачає два випадки, коли особиста картка необхідна:

• для ознайомлення із записами у трудовій книжці;
• для обліку військовозобов'язаних.

В даний час, коли більшість процесів автоматизовано і виконується в електронному вигляді, даний документ, як нам здається, в принципі не потрібен і є рудиментом кадрового діловодства, що відволікає ресурси на його заповнення та зберігання. А зберігатись він повинен постійно, поки людина працює, і ще плюс 75 років після її звільнення.

Мінімально працівник розписується у картці тричі:

• за достовірність відомостей прийому працювати;
• при ознайомленні із записом про прийом на роботу у трудовій книжці;
• при звільненні.

У подальшому, якщо співробітник перекладається інші посади й у його трудову книжку вносяться відповідні зміни, людина щоразу розписується у картці навпроти дублюючої записи про ці відомості. Розберемо зразок заповнення особистої картки працівника (форма Т-2) 2019 року

Особиста картка працівника - форма Т-2: зразок заповнення

Пункт 1. Заповнюємо шапку

Зразок заповнення картки Т-2 починається з так званої шапки чи основних реквізитів організації.

Вписуємо найменування організації та восьмизначний код за ОКПО.

Вносимо відомості в таблицю, в якій вказуємо дату заповнення, табельний номер співробітника, його ІПН (за наявності) та СНІЛЗ, вид та характер роботи (як у трудовому договорі), пол.

У осередку «Алфавіт» ставиться перша буква прізвища працівника.

У осередку «Характер роботи» пишеться або постійна, або тимчасова (якщо терміновий трудовий договір).

Пункт 2. Загальні відомості

Вписуємо реквізити трудового договору.

Записуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника та інші його персональні дані, включаючи коди по ОКАТО та ОКІН. Зразок заповнення або як заповнити особисту картку працівника Т-2 по даному розділу дивіться картинку

Код ОКАТО - це класифікатор за адміністративною та територіальною ознакою, у Москві свої коди, у Санкт-Петербурзі - свої, у Челябінську - свої. Знайти код можна в Інтернеті.

Код ОКІН – це класифікатор інформації про населення. Даний класифікатор включає 293 розділу, кожен з яких містить відповідний код.

Ступінь знання іноземної мови, в даному випадку англійської, особиста картка співробітника може містити:

• читає та перекладає зі словником;
• читає та може пояснюватися;
• має вільно.

Якщо людина має дві вищі освіти або співробітник додатково отримав післявузівську професійну освіту, у картці Т-2 є додаткові графи.

У пункті 7 вказуємо професію, яку працівник одержав у результаті підготовки в освітньому закладі. За наявності двох і більше професій вказуємо ту, за якою працівник прийнято працювати.

Вписуємо стаж роботи на дату заповнення особистої картки, тобто на момент прийому. Інформацію беремо із трудової книжки.

Загальний стаж - це період трудової діяльності, який дає право на пенсію за старістю.

Безперервний стаж - це період трудової діяльності, що враховується при розрахунку допомоги, у тому числі з тимчасової непрацездатності.

Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це час роботи у певних організаціях та установах та на певних посадах, наприклад:

• в апараті Ради Оборони РФ;
• в Адміністрації Президента РФ;
• у Судовому департаменті при Верховному суді і т. д. (повний список див. у Розділі II Положення, затвердженого Наказом МОЗ від 27.12.2007 № 808).

Картка Т-2 не містить розділу страхового стажу, тому наш приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 містить лише загальний трудовий стаж, відомості про який можна взяти з трудової книжки працівника. Приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 у частині трудового стажу:

У міру роботи в організації стаж працівника, природно, збільшуватиметься, тому, щоб не закреслювати чи не користуватися різними коректорами, спочатку заносите відомості про стаж олівцем, потім при звільненні працівника впишіть ручкою.

У пункті 9 вказуємо його сімейний стан та шлюб: одружений або неодружений (якщо неодружений, краще вказати олівцем, одружується - впишіть ручкою, якщо одружений, пишіть ручкою, якщо розлучиться - вкажіть документ, на підставі якого шлюб був розірваний).

Вказуємо код по ОКІН одруження:

• ніколи не був(а) у шлюбі;
• шлюб зареєстрований;
• шлюб не зареєстрований;
• вдівець чи вдова;
• розлучений офіційно;
• розійшлися (коли неофіційно).

До складу сім'ї вписуються чоловіки, дружини та діти.

У принципі можна вказати батьків та братів із сестрами, але це на ваш розсуд (дружини, до речі, не є близькими родичами, це спорідненість властива, а не кровна).

Дату реєстрації за місцем проживання можна переглянути у штампі у паспорті.

Номер телефону необхідний для зв'язку: наприклад працівник не вийшов на роботу, можна зателефонувати і дізнатися, що з ним. Бажано взяти у працівника другий телефонний номер для зв'язку (з практики).

Пункт 3. Відомості про військовий облік

Мабуть, найскладніший розділ у цьому документі заповнюється на підставі:

• посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу (призовники);
• або військового квитка (що у запасі).

Для прикладу заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці буде будуватися за наступним принципом.

Перший пункт на офіцерів запасу не заповнюється.

Військове звання можна переглянути в пункті 5 військового квитка офіцера запасу.

Третій пункт заповнюється без скорочення, наприклад, склад (профіль) - командний чи солдати.

У четвертому пункті про кодове позначення ВУС (військово-облікова спеціальність) вписується повне цифрове позначення, як написано у військовому квитку, наприклад 021102 або 113195А.

• А (придатні до військової служби);
• р (тимчасово не придатні до військової служби).

За відсутності запису у військовому квитку про категорію придатності ставимо категорію А.

Найменування військового комісаріату переписуємо із військового квитка.

Сьомий пункт підлягає заповненню, якщо:

• є мобілізаційний припис (вклейка на останньому аркуші обкладинки) або штамп про видачу та вилучення мобілізаційного припису;
• працівника заброньовано за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

Восьмий пункт заповнюється на підставі довідки з військкомату про зняття його з обліку.

Ось так виглядає зразок заповнення особистої картки співробітника Т-2 з військового обліку для призовників:

Перший, третій, четвертий та сьомий пункти не заповнюються.

У другому пункті слід написати, що працівник підлягає заклику.

У п'ятому пункті зазначаються відомості з приписного:

• А (придатні до військової служби);
• Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями);
• В (обмежено придатні до військової служби);
• Р (тимчасово не придатні до військової служби);
• Д (не придатні до військової служби).

У решті заповнення йде як у працівників, які перебувають у запасі.

Після заповнення цього розділу працівник кадрової служби та новий співробітник розписуються: перший – за внесення відомостей до особистої картки працівника, другий – за достовірність наданих відомостей.

Пункт 4. Прийом на роботу та переклади

Цей розділ заповнюється виходячи з трудового договору та наказу прийому.

Усі формулювання та цифри необхідно брати з документів про прийом на роботу.

У шостому стовпці працівник має розписатися.

Взагалі розписуватися співробітнику необхідно щоразу, що він перекладається іншу роботу, переміщається іншу посаду тощо. буд., тобто, коли вноситься новий запис у його трудову книжку.

Припустимо, що наш працівник незабаром буде підвищений на посаді. У цьому випадку зразок, як заповнювати особисту картку працівника, та її третій розділ буде виглядати так.

Термін внесення запису – один тиждень.

Відомості про тимчасові перекази та про зміну окладів не вносяться.

Пункт 5. Атестація

Якщо атестація проводилася, сюди записуються рішення атестаційної комісії та реквізити наказу, у якому рішення атестаційної комісії затверджено рішенням роботодавця.

Наш працівник тільки влаштувався, тому це поле в нього буде поки що чистим.

Пункт 6. Підвищення кваліфікації, професійна підготовка та нагороди

Дані розділи заповнюються аналогічно до розділу «Атестація»: якщо роботодавець направляє когось кудись (підвищувати кваліфікацію, на перепідготовку) або оголошує подяку, все це підлягає внесенню до відповідного розділу картки Т-2.

Якщо роботодавець нічого не організовує і нікого не відправляє, ці розділи залишаються чистими.

Якщо співробітник сам, так би мовити, ініціативно навчиться чогось нового та принесе свідоцтво чи диплом, відомості про пройдене навчання необхідно буде вписати.

Пункт 7. Відпустки

Сюди вноситься інформація про всі відпустки:

• щорічних;
• навчальних;
• без збереження заробітної плати;
• додаткових оплачуваних та ін.

Виглядає це приблизно так:

Сюди заносяться відомості про заміну частини відпустки грошовою компенсацією.

Якщо працівник працює на підприємстві давно і у відпустку ходить періодично, рано чи пізно графи цього розділу закінчаться. У цьому випадку необхідно зробити додатковий аркуш, у якому буде продубльовано таблицю цього розділу. Аркуш треба вклеїти у картку Т-2.

На практиці бувають ситуації, коли дата виходу працівника з відпустки не збігається з датою, зазначеною у наказі (через хворобу чи відкликання з відпустки). У цьому випадку необхідно акуратно закреслити некоректний запис (але зробити це потрібно так, щоб старий запис був читаним!) і внести новий, коректний. На полях Т-2 при цьому треба написати «Виправленому вірити», вказати реквізити документа, у зв'язку з яким відбулося зсув термінів, підпис, розшифровку та посаду спеціаліста кадрової служби, який записав зміни.

Пункт 8. Соціальні пільги та додаткові відомості

Ці розділи заповнюються на підставі документів, що підтверджують права працівників на відповідні пільги та з посиланням на нормативні документи, якими ці пільги встановлені.

Не треба лякатися: якщо людина пільговик, вона сама принесе необхідні документи, в яких буде все написано, а якщо вона не належить до цієї категорії, то й заповнювати ці розділи не треба.

Пункт 9. Звільнення працівника

Сюди заносяться відомості з наказу про розірвання трудового договору у формулюваннях, зазначені у наказі про звільнення.

І на завершення кадровий фахівець та вже колишній працівник розписуються у Т-2. Ось і приклад заповнення картки Т-2 при звільненні.

Зберігання карток Т-2

Особисті картки зберігаються у спеціальних номенклатурних папках, окремо від особистих справ та наказів про прийом на роботу (хоча логічніше було б зберігати їх разом).

Картки повинні зберігатися таким чином, щоб ніхто сторонній не міг їх дістати та прочитати (забезпечення безпеки персональних даних працівників).

Т-2 чинного та звільненого персоналу зберігаються окремо один від одного.

Інших вимог щодо зберігання карток не встановлено.

Заповнений бланк форми Т-2

Бланк форми Т-2

Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь

Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок та порожній бланк особистої картки працівника

ФАЙЛИ

Як улаштована форма. Основні особливості

Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.

Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

• 1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
• картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
• для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
• оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони найчастіше ведуть карти власним бажанням використовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

• договір про прийняття на роботу;
• наказ, виписаний роботодавцем;
• паспорт;
• трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
• свідоцтво про пенсійне страхування;
• диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
• для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
• автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).

Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

• для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
• для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.

Наповнення. Докладний приклад

Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, . Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої картки працівника

Шапка містить коди ОКУД і . При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.

Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
(Номер страховки) є необхідним. Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника.
Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.
Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 за розділами

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком.
При подвійному громадянстві слід зазначати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка та місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:

КАКАТО- Код населеного пункту, затверджений постановою № 413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
- Ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем.
Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, має бути вказано її розшифрування та посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно працівникові.

Розділ 3. Прийом працювати. Переклади

Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, має бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі праці. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть у себе втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:

• чергова щорічна відпустка;
• відпустка без утримання;
• відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівникові відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.

Поширені помилки під час заповнення форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то за зовнішньої перевірки кадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:

Використання спецсимволів

Коса риска (/) , двокрапка (:) , знак рівності (=) та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення. Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.

Прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботиспівробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.

Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах – знадобиться!

Незважаючи на те, що ми зараз користуємося досягненнями науково-технічного прогресу і живемо у вік цифрової інформації, традиційні паперові роботи ніяк не можуть викорінюватися з діловодства. Одним із основних документів в організації, що визначає ставлення штатного співробітника до військової служби, а також службовцем джерелом даних про цю особу, є особиста картка, заповнена за певною встановленою формою Т-2.

До завдань, якими повинен займатися співробітник, відповідальний за вирішення питань облікової діяльності, входить заповнення картки на основі документально поданої інформації, своєчасне оновлення даних, звірка з даними з військкомату та дбайливе зберігання документів.

Існують певні терміни, які ставлять у глухий кут фахівця з ВУР, особливо якщо він вперше вносить відомості про військовий облік персоналу. Тому корисним буде поговорити про заповнення картки Т-2 поетапно.

Уникнути цього процесу не вдасться за чинним законодавством, оскільки відомості про громадян, які працюють на підприємстві та перебувають на військовому обліку, мають стратегічний характер. На підтвердження цього необхідно навести той факт, що особисту картку співробітника належить зберігати після звільнення ще 75 років.

Заповнення шапки та внесення загальних даних

Формат полів, що містить зразок картки, вважається доступним для використання, однак конфіденційність певної інформації потребує її кодування. У загальному випадку, заповнювати бланк потрібно чорною або синьою ручкою, але до уточнення деяких відомостей або при можливій їхній зміні допускається тимчасовий запис простим олівцем.

У спеціально відведених полях прописується повна назва організації та її кодифікація за ОКПО та ОКУД, а також зазначається табельний номер співробітника, номер свідоцтва ІПН, СНІЛЗ та характер роботи (постійна чи тимчасова). Особисті дані беруться із паспорта. Інформація про знання мови представлена ​​в одному із трьох видів:

• володіє;
• пояснюється;
• перекладає зі словником.

Для відомостей про здобуту освіту передбачено резервні поля. Вони дають змогу вносити зміни, якщо громадянин отримує додаткову спеціальність. За наявності кількох професій вказується лише та, за якою працівника прийняли до організації. Необхідно звернути увагу на те, що при заповненні паспортних даних доведеться вказувати адресу реєстрації та фактичного проживання. У випадку ці дані не збігаються.

Внесення відомостей про ВУ

Поступово підійшли до цікавої для нас теми. Підставою для внесення відомостей до особистої картки є військовий квиток або . Процедура заповнення деяких полів залежить від звань військовозобов'язаних та видів військового обліку.

Внесення відомостей про офіцерів запасу

Перший пункт в анкеті не заповнюється, а одразу вноситься військове звання. Дані беруться із військового квитка. При послідовному надання звань писати потрібно останнє за датою. Найменування профілю зазначено у п.7 у військовому квитку. Більшість офіцерів це командний профіль, проте може зустрічатися медичний, педагогічний, юридичний тощо.

Військово-облікова спеціальність громадянина закодована шестицифровим числом. У графу ВУС вноситься код із військового квитка. Відсутність спеціальності також має позначення. Іноді вказується група обліку. Для російської армії це абревіатура «РА».

Пункт №5, що вказує на категорію придатності, повинен містити літеру, яка відповідає категорії, яка була присвоєна за результатами засідання військової комісії. Якщо в документі немає категорії, то в картку заноситься літера «А».

Наступний запис провадиться у разі наявності мобілізаційного припису. Це документ, виданий військкоматом для звіряння даних. Він має на увазі явку без повістки під час оголошення мобілізації. В анкету виставляється номер команди, взятий із розпорядження. У разі постановки особи на спецоблік у відповідне поле вноситься номер посвідчення про відстрочку. Дані про ВП часто змінюються, тому рекомендується писати їх простим олівцем.

Про рядових

Категорія запасу – показник, який визначає проходження військової служби. Якщо громадянин служив у ЗС не менше року, то в запасі він перебуває в 1 категорії. Особи, які не служили, мають 2 категорію. Пункти, заповнення яких не викликає труднощів або проводиться за аналогією з процедурою внесення відомостей про офіцерів, розглянутою раніше, пропустимо та виділимо лише ті, що мають особливості. Навпроти графи «профіль» без скорочень має бути написано: «солдати» чи «матроси».

Усі інші поля оформляються за даними військового квитка без будь-яких доповнень. Слід зазначити, що такий спосіб ведення особистої картки характерний як для рядових, але й матросів, прапорщиків, мічманів і сержантів.

Про призовників

Особисті навпочіпки на громадян, які мають бути призвані до складу ЗС, заповнюються на загальних підставах. Призовником вважається громадянин, верхній віковий поріг якого не досяг 27 років. Працевлаштування цієї категорії громадян часто зустрічається, якщо було отримано відстрочку від армії.

Перше поле, що відповідає за категорію запасу, із зрозумілих причин не заповнюється. Якщо співробітник має намір працювати в організації тривалий час, то запис можна робити ручкою, оскільки після досягнення ним віку 27 років він отримає військовий квиток і вважатиметься військовозобов'язаним у запасі з категорією 2.

Замість військового звання слід написати «Належить до заклику». Часто трапляється таке, що після служби громадянин повертається на попереднє місце роботи. Щоб не робити зайвих виправлень, поля із змінною інформацією, що не дозволяють вносити доповнення, слід заповнити олівцем. Після вилучення картки з картотеки, обов'язково всі записи дублювати ручкою.

Ще однією відмінністю заповнення особистої картки для призовника є те, що пункт №7 не заповнюється.

Усі заповнені відомості узгоджуються із самим працівником. Після ознайомлення він має розписатися у документі. До речі, свій розпис він має встановлювати при внесенні будь-яких змін. Працівник підлягає зняттю з обліку, якщо досягнув певного передбаченого законодавством віку або відбуває на інше місце проживання. Перед тим, як особисту картку буде вилучено з картотеки, необхідно у пункті 8 зробити відмітку у військкоматі, що свідчить про зняття з обліку.

Найважливіша вимога до заповнення бланків, яка пред'являється до особи, відповідальної за облікову роботу, це акуратність. Справа в тому, що на вимогу деяких військкоматів формуляри з виправленнями можуть прирівнюватись до порушень у веденні ВУ. Заперечити їхню вимогу неможливо, тому перш ніж вносити будь-яку інформацію, слід кілька разів перевірити її достовірність. Почерк має бути каліграфічним, а записи проводитися у суворій відповідності до правил.

Особиста картка Т-2 заповнюється на працівників усіх категорій, прийнятих працювати на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу

Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі - постанова від 06.04.01).

Співробітник кадрової служби повинен мати на увазі, що правил щодо ведення особистих карток форми Т-2, за винятком Інструкції щодо застосування та заповнення форм первинного обліку пои документації з обліку праці та її оплати, затв. постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26, немає, тому зміст цієї статті можна як рекомендації, ніж як дотичне вимога до точного виконання.

Документи, необхідні оформлення особистої картки; кодування відомостей

Для заповнення особистої картки Т-2 кадровику необхідні такі документи працівника:

1) паспорт (чи інший документ посвідчення особи);

2) трудова книжка;

3) військовий квиток;

4) документ про закінчення навчального закладу:

5) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;

6) свідоцтво про постановку на облік у податковому органі;

7) наказ про прийом працювати.

Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником.

При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:

1. Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди, або вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.

2. За відсутності записів або при негативних відповідях ("не маю", "не перебуваю") частина даного реквізиту, що кодується, залишається порожньою. 1 3. При вказівці дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад, 14 вересня 2004 р.

4. Кодуються дати арабськими цифрами у такому порядку: число/місяць/рік; наприклад, 23.04.1998.

При заповненні інших розділів картки необхідно керуватися Інструкцією, затв. ухвалою від 06.04.01 № 26.

Заповнення розділів форми

Найменування організації вказується повністю, наприклад, закрите акціонерне товариство "Енергобуди". Скорочене найменування вказується у тому випадку, якщо воно. закріплено в установчих документах. Збоку вказується ОКПО організації.

Табельний номер працівника повинен містити не більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.

Ідентифікаційний номер платника податків "л" номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування зазначається відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.

У графі "Алфавіт" вказується перша буква прізвища працівника.

Характер роботи вказується: "постійно", "тимчасово" і т. л.

Вигляд роботи (основна, за сумісництвом) записується повністю.

Підлога позначається літерою "М" або "Ж".

Прізвище, ім'я, по-батькові записуються повністю "л розбірливо".

Дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад "9 січня 1975 р.". При цьому код вказується так: 09.01.1975.

При вказівці місця народження слід враховувати наступне:

• довжина запису, включаючи пробіли та розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів;
• райони та області пишуться у родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями: місто - гір., село - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., селище - сел., район - рн., станція – ст.;
• слова аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю;
• код місця проживання визначається за загальноросійським класифікатором об'єктів адміністративно-територіального поділу. ОК 019-95, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 (ОКАТО); наприклад, при народженні у Москві графі " Код " вказується: 45.

Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за загальноросійським класифікатором інформації про населення. ОК 018-95, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКІН).

Заповнення графи "Громадянство"

Мови, якими володіє працівник, зазначаються повністю без скорочень. Ступінь знання мови у текстовій формі вказується так.

Відомості про знання мов

При кодуванні графи "Знання іноземної мови" вказується два коди, при цьому перший означає код мови, другий - ступінь його знання.

Наприклад: "Англійська - читаю та перекладаю зі словником" записується у графі "Код" як: 014 1.

Освіта записується та кодується відповідно до ОКІН та Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою. ОК 009-93, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Відповідно до ОКИН освіта кодується в такий спосіб.

Іноді практично виникають проблеми з тим, як сформувати запис про освіту працівника, якщо воно не закінчено.

Відомості про незакінчену освіту

Дозволяються скорочення слів під час написання найменування навчального закладу, які не спотворюють зміст найменування. У разі, коли до найменування навчального закладу входить слово "імені", слід писати "ім"; якщо за цим йде слово "професора", "академіка" або інше, то слід писати "ім. професора", "ім. академіка" тощо. Ордени в назвах навчальних закладів не вказуються.

Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома про освіту.

Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти.

Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади з різних спеціальностей, записуються обидва навчальні заклади. Кваліфікація за дипломом вказується у такому порядку:

• для вищих навчальних закладів – "бакалавр", "магістр", "фахівець". Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність;
• для середніх навчальних закладів - "технік", "товарознавець" та ін.

Професія (основна та додаткова) вказується повністю на підставі штатного розпису та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, що не збігається з основною професією, але може становити інтерес для організації.

Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу. років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, тощо) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.

Стан у шлюбі записується та кодується згідно ОКІН.

Відомості про стан у шлюбі

У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого перебував працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.

Паспортні дані вказуються у суворій відповідності до паспорта. Адреса місця проживання записується за правилами місцезнаходження.

У тому випадку, якщо працівник не отримав трудової книжки в день звільнення через відсутність на робочому місці або з іншої причини, співробітник кадрової служби саме за вказаними адресами надсилає поштою повідомлення про необхідність з'явитися до відділу кадрів за трудовою книжкою (або висловити згоду на відправку її поштою) або запити про місцезнаходження працівника. Тому необхідно заповнювати обидві графи – та адресу місця проживання за паспортом та фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.

Заповнення розділу про військовий облік

Основними документами, виходячи з яких заповнюється розд. 2 "Відомості про військовий облік" особистої картки Т-2 є:

• військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
• посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.

Відомості про військовий облік

Після заповнення розділів "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік" працівник підписує особисту картку та проставляє власноруч дату для підтвердження згоди із внесеними відомостями. Співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади та розшифрування підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені їм власноруч на підставі поданих документів.

Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, оо9.. про підвищення кваліфікації, заохочення та ін.

При внесенні відомостей про прийом на роботу та переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості мають бути внесені без скорочень

Відомості про прийом на роботу та переведення на іншу роботу заносяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми Т-1 і Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма Т-5). Спеціаліст відділу кадрів під час заповнення цього розділу повинен знайомити працівника із внесеними записами під розписку.

При заповненні розд. 4 "Атестація" особистої картки заповнюються всі графи, а саме зазначаються:

• дата проходження атестації;
• рішення комісії, наприклад "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації" тощо;
• посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.

Графа "Підстава" може бути незаповненою або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника на атестацію та/або наказ про затвердження результатів атестації.

Дані про підвищення кваліфікації записуються на підставі документів, що подаються при прийнятті на роботу або кадрів, що надходять з відділу підготовки. У розділі "Підвищення кваліфікації" зазначаються:

• дати початку та закінчення навчання;
• вид підвищення кваліфікації;
• найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
• вид документа (свідоцтво, посвідчення);
• графа "Підстава" може бути незаповненою або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника на підвищення кваліфікації.

Аналогічно вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.

При заповненні розд. "Заохочення та нагороди" необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.

Облік відпусток

У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації. Підставою для записів є накази про надання відпусток.

При заповненні таблиці з відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки, дата закінчення вноситься " де факто " , коли працівник фактично повернувся з відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі "Дата закінчення" буде проставлено дату виходу співробітника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.

У цій же таблиці обов'язково відзначається відпустка без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ а нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати тривалістю понад 7 календарних днів.

Аналогічно не враховується в стажі роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, та час відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку.

Крім того, згідно зі ст. 121 ТК РФ зі стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, віднімається час відсутності працівника на роботі без поважних причин, з т. Ч. внаслідок його усунення від роботи у випадках, передбачених ст. 76 ТК РФ.

Нижче зазначені можливі види документів, виходячи з яких співробітник відділу кадрів здійснює перерахунок цього стажу роботи (за ст. 76 ТК РФ).

Види документів, які є підставою для перерахунку стажу у разі усунення від роботи

У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:

• відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (слід також проставляти дати вступу до освітнього закладу та його закінчення):
• відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
• висновок МСЕК про умови та характер праці.

Після звільнення співробітника з організації вносяться записи у розд. XI "Підстави звільнення", де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювань, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.

При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.

Зміна відомостей про працівника

При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться у розд. "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік", а також підписом самого працівника.

Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку. З перших форм і під час запровадження у СРСР системи автоматизованого обліку кадрів розробили ОСТ " Стандарт по автоматизованим системам управління кадрами " . У ньому були викладені основні правила заповнення особистої картки. Як зазначено в ОСТі, "при зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів". Далі "всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів". Повна заміна особистої картки не бажана з тієї причини, що надалі буде складно відновити всю картину цього співробітника.

Щодо зміни паспортних даних та стану у шлюбі, то може застосовуватися та сама схема - із закресленням.

В. МІТРОФАНОВА, канд. екон. наук, директор "Центру професійного розвитку"

• Кадрове діловодство та Трудове право